TECH: ¿Necesitas E-Learning? 8 razones para decidir

TECH: ¿Necesitas E-Learning? 8 razones para decidir

¿Sabías que se puede obtener un título universitario sin entrar en un aula? El e-learning permite que esto sea posible, en la actualidad muchas universidades ofrecen cursos en línea y esto demuestra qué tan útil es implementar este medio en el sector corporativo para aumentar el desempeño de sus colaboradores.

Ahora bien, sería un error pensar que el e-learning reemplazará la capacitación presencial, la verdad es que ambas funcionan muy bien y por eso es necesario saber cuándo una compañía necesita implementar esta metodología, a continuación 8 indicios que te permiten saberlo

1. Distribución Geográfica

Tener colaboradores remotos es un reto organizacional, pues es necesario asegurar que cada uno de ellos en sus diferentes ubicaciones, e incluso horarios cambiantes, se encuentre capacitado en las funciones de su cargo, procedimientos de la organización e información de los productos y servicios.

Capacitar presencialmente es una solución, sin embargo, tendrá diferentes dificultades, como por ejemplo: aumenta los costos logísticos como viajes, hoteles, desplazamientos; lograr que el contenido se encuentre vigente durante el proceso de despliegue es difícil; la capacitación presencial no está disponible en todo momento ni es instantánea para todos los colaboradores o nuevos integrantes; al final es difícil lograr una cobertura del 100% y coordinar los tiempos de todos los colaboradores.

2. Alta Rotación

Está más que comprobado que las personas permanecen más tiempo en una empresa si encuentran oportunidades de desarrollo que les permita evolucionar. Implementar un programa de entrenamiento virtual permite que los colaboradores accedan a contenidos de valor las 24 horas del día y compartan sus inquietudes o mejores prácticas con otros compañeros de trabajo, incrementando su motivación y por ende la retención de talento, lealtad e indicadores de desempeño.

3. Altos Costos de Capacitación

La logística para capacitaciones presenciales (salones, refrigerios, traslados y/o contratar expertos) puede dar un costo de capacitación muy alto para una organización. En este sentido, el e-learning permite que se pueda convertir la charla de un experto en un curso que estará disponible para ser consultado en cualquier momento e interactuar con el contenido monitoreando el desempeño de sus colaboradores a un menor costo.

 

4. Necesidad de Actualizarse Rápido

Si tu organización esta innovando frecuentemente en sus servicios y procedimientos, ¿qué mejor que tener de manera instantánea y estandarizada un servicio que permita alinear a toda una fuerza comercial? Alinear a tu equipo a través de un e-learning garantiza que todos los usuarios pueden acceder a este contenido y que el impacto puede ser medido rápidamente, acelerando tiempos de aprendizaje y alineación.

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5. Proceso de Inducción que Requiere ser Agilizado

Muchos procesos de inducción pueden llegar a tardar hasta más de una semana en un salón de capacitación. Diseñar un proceso virtual a través de simuladores permitirá poner desde el día 1 al nuevo colaborador en contexto y aplicar el conocimiento vía simuladores para garantizar que los usuarios adquieran con mayor velocidad los diversos comportamientos y conocimientos claves para desempeñar su labor y acerar su curva de desempeño.

 

6. Dependencia de los más Antiguos

Contar con colaboradores muy antiguos es de gran valor para una organización, sin embargo, es un riesgo que todo el conocimiento se pierda. Capitalizar estos conocimientos es clave para la empresa y para los nuevos colaboradores y documentar los procesos de inducción, casos de éxito, demostraciones o tutoriales garantiza la disponibilidad y rapidez del aprendizaje, además, permite que el colaborar más antiguo pueda seguir dedicándose exitosamente y sin distracciones.

7. Normas y Procedimientos que Deben Mantenerse Actulizados

Trabajar bajo la ley es un reto para las organizaciones y evitar dificultades o multas se convierte en un riesgo latente. Por eso, implementar un proceso de certificación controlado a través de un e-learning permite que la organización pueda estar más tranquila al medir y controlar que los colaboradores están actuando bajo las normativas actualizadas y disminuir los posibles riesgos.

8. Incidentes y Reparaciones Constantes

Algunas maquinarias requieren de un manejo y/o mantenimiento muy cuidadoso, reparar o reemplazar un repuesto por una mala manipulación es algo que puede ser solucionado con un proceso de capacitación de simuladores y juegos que permita a los colaboradores manipular o accionar diversas funciones de una maquinaria sobre un escenario de demostración.

¿Que Factores Deben Considerarse para Elegir una Plataforma de E-Learning?

El proceso de aprendizaje y de formación de recursos humanos se realiza siempre en un contexto determinado. En el caso del e-learning, el contexto se materializa en un entorno virtual de aprendizaje o plataforma de e-learning o LMS (Learning Management System, en inglés) a través de un hardware específico y con un software determinado. Una cuestión central es establecer qué criterios de selección se tendrán en cuenta para elegir la plataforma más conveniente en el proyecto a desarrollar.

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Los LMS pueden ser de dos tipos: comerciales o propietarios (para los cuales es necesario comprar una licencia de uso) y de código abierto (también denominados open source, que se descargan generalmente de forma gratuita).

Tanto las plataformas comerciales como de código abierto se utilizan para la creación, gestión y distribución de actividades formativas a través de la web: facilitan la creación de entornos de enseñanza-aprendizaje, integrando materiales didácticos y herramientas de comunicación, colaboración y gestión educativa. En ese ámbito, alumnos, usuarios, tutores, profesores o coordinadores se conectan a través de Internet para descargar contenidos, ver el programa de asignaturas, enviar un correo al profesor, interactuar con los compañeros, debatir en un foro, participar en una tutoría, compartir una videoconferencia, etc.

Habitualmente, las plataformas de e-learning ofrecen un conjunto de herramientas que pueden agruparse de la siguiente forma:

a)   Herramientas de comunicación y colaboración: foros de discusión; sala de chat; formación de grupos de trabajo; comunicación con el tutor y los participantes del curso; novedades y calendario del curso; videoconferencias.

b)   Herramientas de distribución de contenidos: editor de contenidos online; repositorios de archivos de imágenes, de video, de música y de texto; inserción de hipervínculos y administración de calendario de contenidos.

c)    Herramientas de administración y asignación de permisos: otorgamiento de permisos y autorizaciones; asignación de permisos por perfil de usuario; administración personal de perfiles de usuario; proceso de inscripción; planes de carrera y oferta formativa.

d)   Herramientas de seguimiento y evaluación: estadísticas y ficha personal por alumno; seguimiento de cada actividad; sistemas de exámenes editables por el docente o tutor; reportes de actividad.

Asimismo, existe una gran variedad de factores que se pueden considerar para seleccionar una plataforma de e-learning, ya sea propietaria u open source. Los resumimos en la siguiente infografía:

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1. Facilidades para la administración: ¿Qué herramientas de administración provee el paquete, a nivel de altas y bajas de usuarios, aulas virtuales, proyectos?

2.  Herramientas de autoría disponibles: El LMS ¿incluye una herramienta de autoría?

3.  Escalabilidad: ¿Puede la plataforma ampliarse para acomodarse al crecimiento futuro y a las nuevas tecnologías?

4.  Integración con otros sistemas: ¿Permite importar materiales de otros sistemas, por ejemplo, herramientas de evaluación?

5.  Actualización y mantenimiento: ¿Qué actualizaciones tiene el sistema? ¿Qué sucede si la empresa proveedora deja de prestar el servicio?

6.  Estandarización: ¿El material del Curso se puede conformar con uno de los estándares tales como el ya analizado SCORM o similares?

7.  Características particulares: ¿Qué características particulares ofrece respecto de la competencia?

8.  Ayuda: ¿El sistema cuenta con una comunidad de usuarios y manuales operativos online? ¿Qué tan amigables resultan?

9. Costo: ¿Cuáles son los precios y qué servicios incluye? ¿Se incluye un mantenimiento preventivo?

10.   Usuarios: ¿Cuántas implementaciones tiene? ¿Qué tan grande es la comunidad de usuarios?

11.  Facilidad de uso: ¿Qué grado de dificultad debe superar un docente o alumno para aprender a usar la plataforma y familiarizarse con ella?

12.  Estadísticas: ¿Tiene el sistema un buen seguimiento de los usuarios, contenidos y actividades? ¿Qué tipo de estadísticas ofrece?

En resumen, una plataforma de e-learning es una aplicación web que integra un conjunto de herramientas para la enseñanza-aprendizaje en línea, permitiendo una enseñanza no presencial (e-learning) y cuyo objetivo primordial es permitir la creación y gestión de espacios de enseñanza y aprendizaje en Internet, donde los profesores y los alumnos puedan interactuar durante su proceso de formación. Existen muchos LMS en el mercado con características específicas y con sus propias ventajas y desventajas. La clave es conocer en profundidad las funciones y características de las plataformas para luego evaluar la que mejor se adapte al proyecto de formación virtual.

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